ตลับโทนเนอร์ ประกอบด้วยชิ้นส่วนต่างๆที่ไวต่อแสง อุณหภูมิและความชื้น ดังนั้น ผู้ใช้ควรปฏิบัติตามคำแนะนำเหล่านี้เพื่อรับประกันถึงประสิทธิภาพสูงสุด คุณภาพสูงสุดและอายุการใช้งานที่ยาวนานที่สุด โดยเก็บตลับโทนเนอร์ไว้ในสภาพแวดล้อมเดียวกับการใช้งานเครื่องพิมพ์ ซึ่งควรมีการควบคุมสภาวะอุณหภูมิและความชื้น ตลับโทนเนอร์ควรอยู่ในบรรจุภัณฑ์เดิมที่ยังไม่เปิดออกจนกว่าจะนำมาใส่ในเครื่องพิมพ์ แต่ถ้าไม่มีบรรจุภัณฑ์เดิม ให้ใช้กระดาษคลุมทับช่องด้านบนสุดที่เปิดอยู่ของตลับโทนเนอร์และเก็บไว้ในตู้อับแสง การเปิดบรรจุภัณฑ์ของตลับโทนเนอร์ก่อนนำมาใช้จะทำให้อายุการใช้งานลดลง ที่สำคัญห้ามเก็บตลับโทเนอร์ไว้บนพื้น ถ้านำตลับโทเนอร์ออกจากเครื่องพิมพ์ ให้เก็บตลับโทเนอร์อย่างถูกต้องตามคำแนะนำ เช่น
1.เก็บตลับโทนเนอร์ไว้ภายในถุงป้องกันของบรรจุภัณฑ์เดิม
2.เก็บโดยวางไว้ในแนวนอน โดยให้หันด้านที่ติดตั้งเข้าในเครื่องพิมพ์ขึ้นด้านบน
3.อย่าเก็บอุปกรณ์สิ้นเปลืองไว้ในสภาพต่อไปนี้:
4.อุณหภูมิที่สูงกว่า 40 องศา
5.ช่วงของความชื้นน้อยกว่า 20% และไม่เกิน 80%
6.สภาพแวดล้อมที่มีการเปลี่ยนแปลงของความชื้นหรืออุณหภูมิอย่างรวดเร็ว
7.สัมผัสโดนแสงแดดหรือแสงภายในห้องโดยตรง
8.บริเวณที่มีฝุ่น
9.เก็บไว้ในรถยนต์เป็นเวลานาน
10.สภาพแวดล้อมที่มีแก๊สที่มีฤทธิ์กัดกร่อน
11.สภาพแวดล้อมที่อากาศมีไอระเหยของเกลือเจือปนอยู่
โดยอายุการใช้งานตลับโทเนอร์ที่ประมาณไว้ จะขึ้นอยู่กับปริมาณของโทเนอร์ที่งานพิมพ์ต้องการ จำนวนการพิมพ์ได้ที่แท้จริงอาจแตกต่างกันโดยขึ้นอยู่กับความเข้มหมึกของหน้าเอกสารที่พิมพ์ สภาพแวดล้อมในการทำงาน รอบระยะเวลาในการพิมพ์ ประเภทของวัสดุที่ใช้พิมพ์ และขนาดของวัสดุที่ใช้พิมพ์ หากพิมพ์ภาพกราฟิกเป็นจำนวนมาก จะทำให้สิ้นเปลืองโทนเนอร์สูงและอาจจำเป็นต้องเปลี่ยนตลับโทนเนอร์บ่อยครั้งขึ้น
ดังนั้น เพื่อให้เกิดการใช้งานของตลับหมึกพิมพ์ที่ยาวนานขึ้น ควรจะต้องมีการจัดเก็บตลับหมึกในที่ที่เหมาะสมพร้อมทั้งดูแลรักษาเป็นอย่างดี เพียงเท่านี้ก็จะช่วยให้ตลับหมึกสามารถที่จะมีระยะเวลาในการใช้งานที่ยาวนานขึ้นอีกด้วย